1. Đối tượng áp dụng gồm có:

Khách hàng của công ty, các nhà cung cấp dịch vụ hàng hóa, các đơn vị làm dịch vụ Logistic cho Công ty Cổ phần Hải Yến Hà Thành.

Áp dụng chung cho cả: Miền Bắc và Miền Nam

2. Các quy định cụ thể:

1. Khách hàng của CTCP Hải Yến Hà Thành

Các trường hợp miễn phí vận chuyển giao hàng như sau:

• Bán kính dưới 10km, giá trị đơn hàng từ 10tr-20tr
• Bán kính 10km-15km, giá trị đơn hàng từ 20tr-30tr
• Bán kính 15km-20km, giá trị đơn hang từ 30tr-40tr
• Bán kính 20km-25km, giá trị đơn hàng từ 40tr-50tr
• Bán Kính 25km-30km, giá trị đơn hàng từ 55tr-65tr
• Bán kính 30km-35km, giá trị đơn hàng từ 65-70tr
• Bán kính 35km-40km, giá trị đơn hàng từ 75tr-90tr
• Bán kính 40km-45km, giá trị đơn hàng từ 90tr-100tr
• Bán kính 45km-50km, giá trị đơn hàng từ 100tr-110tr
• Bán kính trên 50km và <100km, áp dụng cho đơn hàng trên 300tr -500tr
• Bán kính trên 100km  <500km, áp dụng cho đơn hàng trên 500tr-1 tỷ
• Trên 500km sẽ áp dụng theo điều kiện thực tế hai bên có thể thỏa thuận nếu đơn hàng trên 1 tỷ.

Các trường hợp tính phí vận chuyển

Là các trường hợp còn lại nằm ngoài các trường hợp kể trên, giải pháp gồm có:

• Bên mua sẽ tự vận chuyển từ kho bên bán hoặc
• Bên mua nhờ bên bán thực hiện book/tìm xe/phương tiện vận tải vận chuyển giúp tới địa điểm bên mua chỉ định và toàn bộ phí phát sinh do bên mua thanh toán cho bên bán hoặc trực tiếp bên dịch vụ vận tải mà bên bán thuê hộ cho bên mua.
• Tiền vận chuyển phát sinh ngoài đơn hàng KD hoặc kế toán không được tự ý đồng ý với khách hàng xuất bù vào hóa đơn tiền hàng khi chưa có sự đồng ý của Giám Đốc.
• Trường hợp bên bán không thể liên hệ hoặc chưa liên hệ được với bên vận tải/vận chuyển thì ngay lập tức thông tin đến bên mua để sử lý tiếp.
• Thông báo cho bên mua về các phí phát sinh trước khi thuê book xe/phương tiện vận chuyển.

2. Các nhà cung cấp dịch vụ hàng hóa

Nhân viên khi trực tiếp nhận hàng hóa của Hà Thành cần làm việc sau:

• Kiểm tra số lượng chủng loại tình trạng hàng hóa/dịch vụ theo đơn hàng đã đặt để đảm bảo nhận đúng hàng hóa/dịch vụ theo yêu cầu ngay khi giao nhận hàng hóa.
• Kiểm tra sự đầy đủ/tính hợp lệ/chính xác của Giấy từ/chứng từ như hai bên đã thỏa thuận khi đồng ý đặt hàng.
• Hóa đơn GTGT(nếu có) cùng các chứng từ khác- Phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp
• Chỉ nhận hàng tại địa điểm hai bên đã xác nhận trước nếu có thay đổi phải được sự xác nhận của người quản lý.
• Chỉ thanh toán sau khi đã đẩy đủ giấy tờ+ kiểm tra kiểm nghiệm về sản phẩm dịch vụ bởi người phụ trách đạt yêu cầu nếu phải trả tiền ngay còn không sẽ kiểm tra thanh toán sau là tốt nhất.
• Không cho phép bên giao hàng hóa tự ý vào kho hàng, văn phòng bên Hà Thành nếu chưa được phép và không có ai đi cùng.
• Khi nhận hàng nếu thấy khác thường về bao bì(rách, hỏng...) hoặc sản phẩm bị bể gãy... thì báo lại cho người quản lý không được tự ý quyết định nếu không chắc chắn và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu không báo lại cho quản lý và tiến hành chụp hình ảnh/ghi nhận hiện trạng và hai bên ký xác nhận nếu có người làm chứng thì càng tốt.
• Nếu bên giao nhận hàng hóa mà không chịu ký nhận vào biên bản mô tả tình trạng hàng hóa khi giao nhận thì kiên quyết từ chối nhận hàng và chờ kết quả phản hồi tiếp từ bộ phận quản lý.
• Không chấp nhận hợp tác với bất kỳ đối tác nào mà đòi hỏi chuyển tiền 100% trước khi giao nhận hàng hóa và hóa đơn.

3. Yêu cầu chung khi giao nhận hàng hóa cho khách hàng.

• Yêu cầu nhân viên phụ trách hoặc kế toán khi nhận hàng hóa phải kiểm đếm, kiểm tra nếu đầy đủ theo yêu cầu theo đơn đặt hàng mới được phép ký nhận.
• Trong mọi trường hợp nếu xảy ra thiếu chi tiết phụ kiện hoặc thiếu số lượng không đúng chất lượng, chủng loại thì người trực tiếp nhận đó phải hoàn toàn chịu trách nhiệm hoàn toàn.
• Khi giao hàng hóa cho khách hàng, nếu có thể yêu cầu khách hàng kiểm đếm nếu đầy đủ số lượng thì ghi rõ đã nhận đủ số lượng sau đó ký nhận làm cơ sở cho việc sử lý sau này nếu có tranh chấp phát sinh. Nhất là các sản phẩm phụ kiện có nhiều chi tiết dễ bị mất mát các chi tiết nhỏ.
• Sau kiểm tra hàng hóa là phải kiểm tra chứng từ đầy đủ hợp lệ.
  • Hàng hóa khi gửi xe đi tỉnh phải dán tờ thông tin theo BM(như đã làm) trên kiện/thùng hàng.
• Phải tuyệt đối đầy đủ chứng từ mới cho hàng ra khỏi kho hàng công ty về tem mác, hóa đơn, phiếu xuất và chứng từ cần thiết khác.

Hàng hóa gửi xe về tỉnh hoặc đi xa phải tuyệt đối được bọc bảo vệ cẩn thẩn tránh mất hỏng nếu để xảy ra hỏng mất do lỗi không thực hiện đúng quy trình thì người phụ trách đơn hàng+ giao nhận+ kế toán phải hoàn toàn chịu trách nhiệm